Zasady konkurencyjności wydatków w ramach PROW 2014-2020 (zgodnie z wytycznymi MRiRW)

Najważniejsza zmiana w „Modernizacji gospodarstw rolnych” to przestrzeganie zasady konkurencyjności wydatków w ramach PROW 2014-2020 – co to takiego?

Zasady konkurencyjności wydatków w ramach PROW 2014-2020 (zgodnie z wytycznymi MRiRW)

Uregulowania zostały wprowadzone do stosowania w formie załącznika do umowy o przyznaniu pomocy z Modernizacji Gospodarstw Rolnych.

Prawidłowość zasady konkurencyjności poniesionych wydatków zgodnie z załącznikiem do umowy sprawdzana przez ARiMR przy wniosku o płatność jest podstawą do rozliczenia inwestycji.

1. Stosowanie zasady konkurencyjności wydatków w ramach PROW 2014-2020 (zwanej dalej „zasadą konkurencyjności”) obowiązuje wnioskodawców:

• nie będących podmiotami zobowiązanymi zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (zwanej dalej „ustawą Prawo zamówień publicznych”) do jej stosowania, w przypadku zamówień przekraczających wartość 20 000 zł netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT) oraz
• będących podmiotami zobowiązanymi zgodnie z art. 3 ustawy Pzp do jej stosowania, w przypadku zamówień o wartości równej lub niższej kwocie określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, a jednocześnie przekraczającej 20 000 zł netto.

Zasady konkurencyjności nie stosuje się do:

• usług w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych oraz świadczenia usług badawczych
• nabycia, przygotowania, produkcji lub koprodukcji materiałów programowych przeznaczonych do emisji w radiu, telewizji lub internecie
• zakupu czasu antenowego
• nabycia własności nieruchomości oraz innych praw do nieruchomości,
  w szczególności dzierżawy i najmu
• dostaw lub usług służące wyłącznie do celów prac badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych
• umów z zakresu prawa pracy;
• wydatków uproszczonych, o których mowa w art. 67 ust. 1 akapit 1 lit. b-d rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013
• wydatków ponoszonych w ramach tzw. projektów grantowych;

Wnioskodawca zobowiązuje się do:

• zgodnie z rozporządzeniem –zachowania konkurencyjnego trybu wyboru wykonawców poszczególnych zadań ujętych w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji, w przypadku gdy wartość danego zadania ujętego w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji przekracza 20 tys. zł netto

W umowie o przyznaniu pomocy są zapisy:

• zachowania konkurencyjnego trybu wyboru wykonawców poszczególnych zadań ujętych w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji, w przypadku gdy wartość danego zadania ujętego w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji przekracza 20 tys. zł netto, w tym przeprowadzenia postępowania ofertowego, zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 5 do umowy oraz dokonania zakupu przedmiotu operacji, zgodnie z wybraną ofertą po przeprowadzeniu postępowania ofertowego, nie wcześniej jednak niż od dnia zawarcia umowy oraz przedstawienia dokumentacji związanej z postępowaniem wraz z wnioskiem o płatność dla etapu w ramach którego rozliczane będzie dane zadanie;
  • przeprowadzenia nowego postępowania ofertowego, jeżeli w trakcie realizacji operacji ulegnie zmianie wybrany przedmiot operacji (w zakresie m.in. rodzaju, modelu, parametrów);

za koszty kwalifikowalne uznaje się koszty poniesione przez Beneficjenta/ Beneficjentów w wyniku wyboru, po dniu zawarcia umowy, wykonawców poszczególnych zadań ujętych w zestawieniu rzeczowo-finansowym

2. Zamówienie oznacza zadanie, o którym mowa w przepisach rozporządzeń dla poszczególnych działań/poddziałań/typów operacji.

4. Wartość zamówienia  ustala się z należytą starannością – biorąc pod uwagę łączne spełnienie następujących kryteriów:

• sumowaniu podlegają usługi, dostawy i roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu;
• możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie;
• możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę.

Zadanie (Umowa) – jedna lub kilka pozycji w zestawieniu rzeczowo-finansowym operacji, obejmujących dostawę, robotę lub usługę mającą być przedmiotem nabycia, pochodzącą od jednego dostawcy lub wykonawcy o ściśle określonym przeznaczeniu lub funkcjonalności, przy czym dostawa może obejmować zarówno jeden przedmiot, jak i całą partię, robota może składać się z jednej roboty bądź kilku robót, a usługa może składać się z jednej usługi bądź kilku rodzajów usług.

5. W celu spełnienia zasady konkurencyjności należy:

• Upublicznić zapytanie ofertowe, które powinno zawierać co najmniej:
  • opis przedmiotu zamówienia, który nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła, szczególnych sposobów postępowania lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia i został określony zakres równoważności,
  • wszystkie elementy przedmiotu zamówienia wraz z  podaniem szczegółowej specyfikacji technicznej, w szczególności określać przeznaczenie i funkcje przedmiotu zamówienia, dodatkowe wyposażenie, niestandardowe wykończenie
  • warunki udziału w postępowaniu,
    • kryteria oceny oferty oraz informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty,
    • opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty,
    • termin składania ofert, przy czym termin na złożenie oferty powinien wynosić nie mniej niż 7 dni kalendarzowych w przypadku dostaw i usług, a 14 dni kalendarzowych w przypadku robót budowlanych od dnia ogłoszenia zapytania ofertowego,
    • warunki wykluczenia o których mowa w ust. 6,
    • Przedmiar robót – budowlanka
• wybrać najkorzystniejszą spośród wszystkich złożonych ofert w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny.

6. Zamówienia udzielane przez beneficjenta nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe 
lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

• uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
• posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
• pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej,
• pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może 
  to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób.

W przypadku, gdy instytucja dokonująca oceny postepowania stwierdzi udzielenie zamówienia podmiotowi powiązanemu w sposób inny niż wskazane w lit. 1-4, jest zobowiązana wykazać istnienie faktycznego naruszenia zasad konkurencyjności poprzez istniejące powiązanie.

7. Upublicznienie zapytania ofertowego oznacza wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia w ramach operacji.

8. Upublicznienie zapytania ofertowego polega na

• jego umieszczeniu na stronie internetowej wskazanej w komunikacie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi umieszczonym na stronie internetowej www.minrol.gov.ploraz www.arimr.gov.pl,

a do czasu uruchomienia tej strony internetowej,

• wysłaniu zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia oraz
• upublicznieniu tego zapytania co najmniej na stronie internetowej beneficjenta, o ile posiada taką stronę.

10. Modyfikacja treści zapytania ofertowego:

• po upływie terminu składania ofert jest niedopuszczalna,
• przed upływem terminu składania ofert jest możliwa, z zastrzeżeniem:
• obowiązku wydłużenia terminu składania ofert, z uwzględnieniem czasu niezbędnego na możliwość dostosowania do wprowadzonych zmian treści ofert oraz
• odpowiedniego upublicznienia informacji o modyfikacji treści zapytania ofertowego na stronie internetowej wskazanej w komunikacie, o którym mowa  w ust. 8, a do czasu uruchomienia tej strony internetowej, wysłania informacji o zmianie zapytania ofertowego do wszystkich potencjalnych wykonawców, do których to zapytanie zostało skierowane oraz upublicznieniu tej informacji co najmniej na stronie internetowej beneficjenta, o ile posiada taką stronę.

11. Odrzuceniu podlegają oferty:

• których treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego, o którym mowa w ust. 5  pkt 1 lit. a lub
• złożone przez oferenta niespełniającego warunków, określonych w zapytaniu ofertowym.

12. Oferty złożone po terminie składania ofert, określonym w zapytaniu ofertowym, beneficjent niezwłocznie zwraca oferentom.

13. Informację o wyniku postępowania umieszcza się na stronie internetowej, wskazanej w komunikacie, o którym mowa w ust. 8, a do czasu uruchomienia tej strony internetowej – informację o wyniku postępowania wysyła się do wszystkich potencjalnych wykonawców, do których zostało skierowane zapytanie ofertowe oraz zamieszcza się ją co najmniej na stronie internetowej beneficjenta, o ile posiada taką stronę.

14. Po przeprowadzeniu opisanej powyżej procedury następuje zawarcie umowy  z wykonawcą wybranym zgodnie z zasadą konkurencyjności.

15. W przypadku, gdy pomimo właściwego upublicznienia zapytania ofertowego, zgodnie z zasadą określoną w ust. 8:

• wpłynie tylko jedna niepodlegająca odrzuceniu oferta – uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną;
• nie wpłynie żadna oferta lub wszystkie oferty, które wpłyną, podlegają odrzuceniu 
  – beneficjent powinien powtórzyć postępowanie, aż otrzyma co najmniej jedną ofertę niepodlegającą odrzuceniu.

16. Nie jest możliwe dokonywanie zmian postanowień zawartej umowy, o której mowa w ust. 14, w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że w zapytaniu ofertowym została przewidziana możliwość dokonania takiej zmiany oraz zostały określone warunki takiej zmiany.

Dokumentację z przeprowadzonej zasady konkurencyjności Beneficjent dostarcza jako załącznik do wniosku o płatność. Jeżeli operacja realizowana jest w więcej niż jednym etapie dokumentację dołącza się do tego wniosku o płatność, w którym przedstawione są do refundacji koszty wynikające z tego postępowania ofertowego.

17. Z postępowania o udzielenie zamówienia sporządzany jest protokół zawierający co najmniej:

• informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego przez beneficjenta;
• wykaz ofert, które wpłynęły do beneficjenta w odpowiedzi na zapytanie ofertowe wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do beneficjenta oraz z podaniem tych danych z ofert, które stanowią odpowiedź na warunki udziału w postępowaniu 
  i kryteria oceny ofert;
• informację o spełnieniu warunku, o którym mowa w ust. 6;
• informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu przez oferentów;
• informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny i sposobie przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium,
• wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru;
• datę sporządzenia protokołu i podpis beneficjenta lub osoby upoważnionej przez beneficjenta do podejmowania czynności w jego imieniu;

 

Załączniki do protokołu wyboru najkorzystniejszej oferty:

• potwierdzenie udokumentowania publikacji zapytania na stronie internetowej, wskazanej w komunikacie, o którym mowa w ust. 8, a do czasu uruchomienia tej strony, kopie zapytania ofertowego skierowane do potencjalnych wykonawców zamówienia wraz z potwierdzeniem ich wysłania oraz potwierdzenie udokumentowania publikacji tego zapytania na stronie internetowej beneficjenta, o ile posiada taką stronę,
• potwierdzenie odpowiedniego upublicznienia informacji o modyfikacji treści zapytania ofertowego na stronie internetowej wskazanej w komunikacie, o którym mowa w ust. 8, a do czasu uruchomienia tej strony internetowej, wysłania informacji o zmianie zapytania ofertowego do wszystkich potencjalnych wykonawców, do których zapytanie to zostało skierowane oraz upublicznienia tej informacji co najmniej na stronie internetowej beneficjenta, o ile posiada taką stronę,
• złożone oferty,
• oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez beneficjenta lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osoby wykonujące w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy,
• potwierdzenie odpowiedniego upublicznienia informacji o wyniku postępowania na stronie internetowej, wskazanej w komunikacie, o którym mowa w ust. 8, a do czasu uruchomienia tej strony internetowej – wysłania informacji o wyniku postępowania do wszystkich potencjalnych wykonawców, do których zostało skierowane zapytanie ofertowe oraz upublicznienia tej informacji co najmniej na stronie internetowej beneficjenta, o ile posiada taką stronę,
• kopię umowy z wykonawcą lub oryginał stosownego dokumentu sprzedaży potwierdzającego zawarcie umowy z wykonawcą,
• inne dokumenty istotne dla postępowania ofertowego, w szczególności korespondencję z wykonawcami.

 

18. Dla udokumentowania czynności związanych z udzieleniem zamówienia dopuszczalna jest forma pisemna lub elektroniczna lub faks, z zastrzeżeniem że:

• protokół, o którym mowa w ust. 18, sporządzany jest w formie pisemnej;
• umowa z wykonawcą zamówienia, o której mowa w ust. 14, w przypadku, 
  gdy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, zawierana jest w formie pisemnej, a w przypadku pozostałych zamówień potwierdzeniem zawarcia umowy jest  co najmniej oryginał stosownego dokumentu sprzedaży zawierającego szczegółowe dane o transakcji.

 

Postępowanie ofertowe – Sankcje
Wskaźniki procentowe do obliczenia wartości kar administracyjnych za naruszenie zasad konkurencyjności wydatków w ramach PROW 2014-2020

W celu ustalenia istnienia oraz wielkości szkody zasadniczo należy wykorzystać metodę dyferencyjną, tj. porównać wysokość rzeczywiście poniesionych kosztów na sfinansowanie zamówienia po zaistnieniu naruszenia ze stanem hipotetycznym, jaki by istniał, gdyby nie nastąpiło rozpatrywane naruszenie.

W sytuacji, gdy metoda dyferencyjna jest niemożliwa do zastosowania, tj. skutki naruszenia są pośrednie lub rozproszone, a zatem trudne do oszacowania, należy zastosować metodę wskaźnikową.

W przypadku zastosowania metody wskaźnikowej wysokość kary administracyjnej oblicza się jako iloczyn wskaźnika procentowego nałożonej kary i wysokości faktycznych kosztów kwalifikowalnych dla danego zamówienia, według wzoru:

Wk = W% x Wkw x Wś

gdzie:

Wk – wysokość kary administracyjnej

Wkw. – wysokość faktycznych kosztów kwalifikowalnych dla danego zamówienia

W% – wskaźnik procentowy nałożonej kary, zgodnie z tabelą poniżej

Wś – procentowa wartość dofinansowania ze środków PROW 2014-2020.

W przypadku wykrycia szeregu naruszeń zasad konkurencyjności w tym samym zamówieniu nie kumuluje się kar. Decyzję o wysokości kary podejmuje się, biorąc pod uwagę najpoważniejsze naruszenie zasad konkurencyjności.

 

Kategoria naruszenia zasady konkurencyjności	W%
Wezwanie do uzupełnienia braków (zakończonego postępowania)
Niezamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej a) beneficjenta (o ile beneficjent posiada taką stronę) – przed dniem określonym w komunikacie, o którym mowa w ust. 8 zasad konkurencyjności albo b) wskazanej w komunikacie, o którym mowa w ust. 8 zasad konkurencyjności, od dnia określonego w tym komunikacie ale wysłanie zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców.	25%
Zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej beneficjenta (o ile beneficjent posiada taką stronę) – przed dniem określonym w komunikacie, o którym mowa w ust. 8 zasad konkurencyjności -i niewysłanie zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców (w ogóle nie wysłano, do mniej niż trzech, brak uzasadnienia, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców).	25%
Niezamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej a) beneficjenta (o ile beneficjent posiada taką stronę) – przed dniem określonym w komunikacie, o którym mowa w ust. 8 zasad konkurencyjności albo b) wskazanej w komunikacie, o którym mowa w ust. 8 zasad konkurencyjności, od dnia określonego w tym komunikacie i niewysłanie zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców (w ogóle nie wysłano, wysłano do mniej niż trzech, brak uzasadnienia, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców).	100%
Udzielenie zamówienia podmiotowi powiązanemu kapitałowo lub osobowo z beneficjentem, z naruszeniem zasady określonej w ust. 6 zasad konkurencyjności.	100%
Brak informacji o warunkach udziału w postępowaniu oraz kryteriach i sposobie oceny ofert wymaganych stosownie do zasad określonych w ust. 5 pkt 1.	25% 10% 5%
Modyfikacja treści zapytania ofertowego po upływie  terminu składania ofert przed upływem terminu składania ofert bez dopełnienia warunków określonych w zastrzeżeniu, o którym mowa w ust. 10 lit b zasad konkurencyjności.	100% 25%
Niedozwolona zmiana umowy z wykonawcą – dokonanie istotnej zmiany umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że możliwość i warunki dokonania takiej zmiany zostały przewidziane w zapytaniu ofertowym.	25%
Naruszenie w zakresie dokumentowania postępowania – dokumentowanie postępowania w sposób uniemożliwiający potwierdzenie przestrzegania przez beneficjenta zasad konkurencyjności.	25% 10% 5%

Opracowano na podstawie umowy i załącznika do umowy „Modernizacja gospodarstw rolnych”