Każda dostawa produktów rolnych od producenta do pierwszego nabywcy jest objęta obowiązkiem zawierania umów z wyłączeniem sprzedaży bezpośredniej, (zgodnie z art.38q ust.1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o Agencji Rynku Rolnego i organizacji niektórych rynków rolnych). Umowa nie jest wymagana w przypadku, gdy dostawca zbywa produkty rolne nabywcy mającemu formę spółdzielni, której producent jest członkiem.
W przypadku kiedy w dostawie produktów rolnych od producenta do przetwórcy uczestniczy pośrednik lub ich większa liczba, to obowiązek zawierania pisemnej umowy dotyczy wszystkich pośredników.
Zgodnie z nowymi przepisami od 11 lutego 2017r. Agencja Rynku Rolnego może nakładać kary na firmy handlowe i przetwórcze za niedopełnienie obowiązku podpisywania umowy z rolnikiem. Kary pieniężne mogą być nałożone za produkty nabyte wskutek wadliwej umowy lub bez pisemnej umowy na dostawę produktów rolnych takich jak: zboża, cukier, susz paszowy, nasiona, chmiel, tytoń, owoce, warzywa, produkty przetworzonych owoców i warzyw, mleko i przetwory mleczne, wołowina i cielęcina, wieprzowina, baranina i kozina, jaja, mięso drobiowe, produkty pszczele, wino, alkohol etylowy pochodzenia rolniczego. Kara pieniężna będzie wynosić 10% wartości transakcji dla podmiotu, który nie podpisał umowy z dostawcą, lub umowa ta nie spełnia warunków określonych w ustawie o ARR.
Organem uprawnionym do kontroli i nakładania kar pieniężnych będzie dyrektor oddziału terenowego Agencji Rynku Rolnego właściwy według miejsca siedziby lub zamieszkania nabywcy.
Zgodnie z przepisami umowa na dostawę produktów rolnych musi być sporządzona w formie pisemnej przed dostawą.
Umowa powinna zawierać:
- Cenę do zapłaty za dostawę;
- Ilość i jakość produktów;
- Okres obowiązywania umowy;
- Szczegóły dotyczące terminów i procedur płatności;
- Ustalenia dotyczące odbioru lub dostawy produktów rolnych;
- Przepisy mające zastosowanie w przypadku zaistnienia siły wyższej.
Wszystkie elementy umów na dostawę produktów rolnych zawieranych przez producentów, odbiorców, przetwórców, w tym wyżej wymienione są swobodnie negocjowane pomiędzy stronami.